Verificamos nossos e-mails no smartphone, lemos romances em nossos Kindles, encomendamos nossas compras online e usamos laptops rotineiramente para o trabalho. No entanto, também continuamos a usar muito papel. Isso não só é ambientalmente questionável, como também causa ineficiências e atrasos significativos. Livrar-se de processos baseados em papel faz sentido para qualquer negócio, em quase qualquer indústria. Neste post, exploraremos a desvantagem de processos baseados em papel desatualizados e os benefícios obtidos quando você digitaliza processos em papel, e lhe daremos quatro dicas para eliminar papel em sua organização.
As armadilhas dos processos de papel
Existem vários problemas comuns com processos baseados em papel:
- Ameaças à segurança
O papel pode ser facilmente perdido ou danificado. Isso pode causar problemas como pedidos de clientes não realizados, que podem levar à perda de receita. E, se informações confidenciais não estão seguras, há também a possibilidade de vazamentos de dados. Isso, é claro, pode levar a preocupações de conformidade no futuro.
- Despesas
Processar a papelada é surpreendentemente caro. Ele se apoia em processos ineficientes que não impulsionam seu negócio, resultando em custos mais altos em geral. E quando a atenção das pessoas é focada nos processos de papel, elas têm menos energia disponível para se dedicar a projetos com ROI mais alto.
- As informações estão travadas quando armazenadas em papel
Quando as informações críticas aos negócios são armazenadas no papel, muitas vezes são inacessíveis, o que faz com que as oportunidades sejam perdidas e dificulta a movimentação do seu negócio.
- Ineficiência
Processos baseados em papel levam tempo. Quando há atrasos na coleta de dados, é mais difícil tomar decisões oportunas e estratégicas, ou responder rapidamente às mudanças no mercado. Isso é problemático, pois as empresas devem permanecer ágeis para se manterem bem-sucedidas e relevantes.
Os benefícios dos processos digitalizados
Existem benefícios fundamentais a serem obtidos quando você digitaliza processos de papel, incluindo:
- Eliminação de erros
Com formulários e processos digitais, você pode eliminar erros manuais comuns, como ler informações incorretamente ou esquecer uma etapa de segurança em um fluxo de trabalho. Com os processos digitais, você pode colocar regras em prática para garantir que as informações corretas sejam salvas automaticamente no local certo ou confirmar que os procedimentos de segurança sejam realizados automaticamente.
- Acesso rápido e eficiente aos dados
Os dados coletados através de formulários digitais podem ser rapidamente visualizados em vários sistemas e processos de negócios. Isso permite que os dados sejam acionados quase que instantaneamente, levando a benefícios como execuções de pedidos mais rápidas, melhor atendimento ao cliente e rápida tomada de decisão.
- Controle de versão e documentos
Ao digitalizar processos, você pode usar o roteamento baseado em regras para garantir que as partes interessadas certas estejam sendo engajadas e que as etapas necessárias estejam sendo concluídas em períodos de tempo acordados. Além disso, a versão inteligente do documento pode garantir que apenas o material mais recente seja visível, para que você não precise se preocupar com o material desatualizado sendo potencialmente mal compreendido como dados utilizáveis.
- Segurança mais rigorosa
Quando você arquiteta formulários e processos digitais, você pode garantir que apenas as pessoas certas possam visualizar informações de forma segura. A segurança de dados é uma prioridade para a maioria das empresas — gerenciar inteligentemente o acesso pode reduzir problemas de conformidade.
- Redução de custos
A digitalização remove etapas desnecessárias em um fluxo de trabalho e os recursos associados necessários para alimentar processos mais longos. Sendo assim, o investimento pode ser redirecionado para outras áreas do negócio, com possibilidade de maior retorno sobre o investimento.
- Melhor visibilidade
Os dados coletados digitalmente — seja através de um aplicativo móvel ou de um formulário — muitas vezes podem ser rapidamente reaproveitados através de ferramentas de emissão de relatórios. Isso ajuda você a tomar melhores decisões de negócios mais rapidamente, com base em informações precisas.
Otimizar processos e digitalizar processos de papel com a Plataforma de Fluxo de Trabalho Nintex
A
Plataforma de Automação de Fluxos de Trabalho Nintex trabalha integrada para otimizar processos e eliminar a necessidade de processos de papel. Aqui estão quatro maneiras de eliminar processos baseados em papel do seu negócio para sempre:
1. Mapeie seus processos
Antes de começar a digitalizar seus processos, você precisa de uma visão geral clara de suas práticas existentes, de seus stakeholders e das tecnologias que você usa atualmente. Isso permite identificar áreas que podem ser simplificadas ou automatizadas. O
Nintex Promapp®, totalmente baseado na Web, facilita o mapeamento, o gerenciamento e a otimização dos processos de negócios.
2. Automatize seus processos
A plataforma Nintex oferece recursos poderosos e fáceis de usar para automação de fluxo de trabalho, automação robótica de processos, automação de documentos, assinatura eletrônica, formulários digitais e muito mais.
3. Conecte-se e gerencie seus dados
Em média uma empresa conta com 16 soluções SaaS, baseadas em nuvem. Isso representa uma grande complexidade para resolver, mas o Nintex facilita a conexão de seus dados, aplicativos e sistemas. O Nintex também permite que você colabore através destes canais, para que você possa implantar rapidamente fluxos de trabalho automatizados e altamente integrados.
4. Relatar e otimizar
Obtenha o melhor retorno sobre seu investimento em transformação digital com análises inteligentes que fornecem relatórios aprofundados para ajudá-lo a otimizar seus processos. Diga adeus a processos ineficientes baseados em papel que drenam seus recursos e impedem que seu negócio avance. Comece a obter insights úteis e acionáveis com as soluções de fluxo de trabalho Nintex.
