Cada vez mais as organizações estão escolhendo a automação de processos para impulsionar sua transformação digital. Isso é uma ótima notícia, porque a otimização de processos oferece uma oportunidade para melhorar a produtividade, reduzir custos e melhorar a satisfação dos colaboradores. No entanto, existem muitas tecnologias de automação e, por isso, é importante usar a solução certa para endereçar seus requisitos de negócios. 

Geralmente, a melhor solução é uma combinação de diferentes tecnologias. Por exemplo, um mix de automação robótica de processos, automação de fluxos de trabalho e geração de documentos pode resolver de uma maneira mais ágil os desafios de processos de contratação de RH que podem ser lentos, tediosos e propensos a erros. Sozinhas, essas tecnologias podem resolver apenas parte do problema. 

Neste artigo, examinamos de perto uma dessas tecnologias: automação de fluxos de trabalho. Examinamos o papel que ela pode desempenhar na otimização de processos por conta própria e dentro de um conjunto mais amplo de ferramentas de automação para levar o gerenciamento de processos da sua organização a um nível superior. 

Não caia na armadilha 

Ao considerar como otimizar seus processos, pode ser tentador optar por uma opção heroica, ou “bala de prata”. É importante abordar o hype em torno das novas tecnologias, geralmente alimentadas por fornecedores que desejam promover seu produto como a solução para todos os problemas. 

Ao invés disso, a ideia é que você enderece a solução certa para os problemas exclusivos da sua organização. Essa é a única maneira de maximizar o valor que você pode obter dos investimentos em tecnologia. 

Por que o mapeamento de processos é tão importante? 

Portanto, como encontrar a solução mais aderente para as necessidades de negócio da minha organização? Comece entendendo seus processos atuais e considere os seguintes pontos: 

1. Como são nossos atuais processos das áreas de negócio? 

2. Quais problemas de negócios queremos resolver? 

3. Como tentamos resolver tais problemas atualmente, se é que existem? 

4. O que está acontecendo de errado? 

5. O que está dando certo? 

6. Quem está envolvido? Quantas colaboradores? 

7. Que feedback recebemos sobre os processos atuais? 

8. Quais são as reclamações mais comuns? 

É altamente recomendável por nós que as empresas comecem com mapeamento e documentação dos processos. O mapeamento de processos permite visualizar claramente seus processos, para que as perguntas acima possam ser respondidas e você obtenha uma compreensão abrangente do estado atual dos processos em sua organização. Em seguida, você pode planejar e descobrir quais tecnologias de automação você precisa para otimizar seus processos. 

Entendendo a automação de fluxos de trabalho 

O que é automação de fluxos de trabalho? 

A automação de fluxos de trabalho reúne as diferentes etapas de seus processos. As etapas entre as tarefas fluem automaticamente, garantindo que as pessoas sejam informadas quando precisam executar uma ação (por exemplo, se outros colegas estiverem esperando por elas para executar uma tarefa) e quaisquer problemas sejam automaticamente sinalizados e direcionados a alguém para corrigir. Os gargalos são minimizados, pois não há mais obstruções lentas e ineficientes no fluxo de trabalho. 

Por que automação de fluxos de trabalho? 

Com a automação de fluxos de trabalho, é possível:

• Reduzir processos lentos e demorados, incluindo processos em papel; 

• Aumentar a produtividade, permitindo que os colaboradores se concentrem em tarefas de maior valor agregado; 

• Simplifique e acelere os processos, pois as tarefas são concluídas mais rapidamente; 

• Otimize processos reduzindo riscos e erros humanos. 

Aqui vão alguns exemplos de como a automação de fluxos de trabalho pode otimizar processos nas áreas de negócios: 

• RH - A automação de fluxos de trabalho une as pessoas, as tarefas e os sistemas nos quais os processos de RH estão estabelecidos. Desde os processos de contratação e demissão até todo o ciclo de vida dos colaboradores, você pode garantir que todo o conteúdo e documentos sejam compartilhados e os compromissos sejam realizados da melhor maneira possível. 

• Vendas - Do gerenciamento de oportunidades à criação de propostas de vendas, a automação de fluxos de trabalho garante que as pessoas certas realizem todos os passos do processo de vendas no momento certo, sem atrasos para os clientes. 

• Finanças - Os fluxos de trabalho automatizados garantem que as operações financeiras estejam sempre em conformidade com os regulamentos e políticas. Isso pode ser especialmente útil para uma série de processos como folha de pagamento e relatórios de despesas, entre outros. 

Uma parte crucial do todo 

Às vezes, as organizações não conseguem obter todos os benefícios da automação de processos porque se limitam a apenas um tipo de automação. 

A automação de fluxos de trabalho é importante para automatizar partes ou todo um processo de negócio. Mas é ainda mais importante quando você considera seu papel no panorama geral das tecnologias de automação. Por exemplo, a automação robótica de processos (RPA) é excelente para resolver tarefas rotineiras e repetitivas; imita pressionamentos de teclas e movimentos do mouse realizada por humanos. Mas quando uma tarefa exige julgamento, o RPA não pode ajudá-lo. Com a automação de fluxos de trabalho, você pode garantir que um colaborador seja trazido de volta ao processo no estágio certo para revisar/julgar tais tarefas. 

Este é um exemplo simples, mas importante, de como essas tecnologias podem e devem trabalhar juntas. Não invista em uma tecnologia só por causa da tecnologia em si; invista na automação de processos como parte de uma estratégia mais ampla que impulsiona seus negócios. 

Gerencie, Automatize e Otimize processos com o Nintex 

A plataforma Nintex oferece um conjunto completo de ferramentas de automação para melhorar o gerenciamento de processos, incluindo: 

• Automação de fluxos de trabalho; 

• Automação robótica de processos; 

• Mapeamento e gerenciamento de processos; 

• Formulários digitais; 

• Aplicativos móveis; 

• Geração de documentos; 

• e-signature; 

• Insights dos processos. 

Além disso, uma plataforma no-code e com interfaces de arrastar e soltar, facilita ainda mais o planejamento e implantação dessas iniciativas dentro da organização. A transformação digital pode prosperar a partir de iniciativas lideradas pelas áreas de negócios. Quando toda equipe, do financeiro ao RH, otimiza os processos e pode demonstrar rapidamente os benefícios da eficiência operacional, ela se torna um poderoso canal de mudança. Você não pode apenas melhorar o gerenciamento de processos, mas também obter uma transformação digital real, eficaz e duradoura. 

Para saber mais sobre todas essas iniciativas e sobre como a Plataforma Nintex pode ajudar sua organização, entre em contato conosco

Artigo publicado originalmente no blog Nintex, em 19/02/2020